E-mails: por que passamos o dia todo neles?

Já pensou na quantidade de tempo que passa lidando com e-mails? Muita gente fica o dia todo envolvida com eles: manhã, tarde e noite, sem conseguir dar conta de todos.

Nos meus cursos de organização pessoal e produtividade, todas as vezes que vamos falar sobre gerenciamento e organização de e-mails há certa alteração dos ânimos das alunas. Não porque brigamos ou discutimos, mas porque a vaga ideia do tempo gasto diariamente respondendo a e-mails nos faz re-pensar a forma como os gerenciamos.

Há alguns dias, fiz uma experiência com minha caixa de entrada. Como sabia que ficaria das 9h às 15h sem qualquer possibilidade de resposta a e-mails, apenas fotografei a escalada com que entravam em minha caixa. O fato é que às 8h42 eu havia “limpado a caixa” e, por volta das 15h, já havia quase 50 mensagens não lidas. Excluídos os spams, ainda eram quase 40. Um trabalho sem fim,

Não sei se você recebe mais ou menos e-mails que eu, mas não importa a quantidade. Mas se você também acha que passa tempo demais cuidando deles, avalie se não está tendo uma destas duas atitudes que combinadas, nos fazem investir tempo excessivo nos emails. E tempo, nós sabemos, é um bem extremamente precioso – um luxo!

1. Mandar um e-mail e ficar ansiosa pela resposta A resposta instantânea a e-mails é considerada, por diversos segmentos profissionais –  e por muita gente – um índice de produtividade. Mas não é, necessariamente. Ok, quando a gente entra em contato com o suporte ao cliente da Microsoft, por exemplo, precisamos de uma resposta em poucos minutos. Mas será que precisamos de uma resposta imediata de nosso agente de viagem, ainda que estejamos em setembro e nossas férias sejam em janeiro? Muitas vezes, as pessoas criam uma sensação de urgência que não existe. E ficam perdendo tempo em abrir para checar se o e-mail do fulano já chegou. Isso gera ansiedade e perda de tempo.
2. Ficar com os alertas de e-mail ligados A maioria das pessoas trabalha com a caixa de e-mails aberta e o alarme ligado, tanto no computador pessoal quanto no celular. Isso acaba criando uma espécie de armadilha, que nos faz parar o que estamos fazendo a todo momento para visualizar a mensagem que acaba de chegar. E, de pausa em pausa, vamos deixando de focar na atividade que está sendo executada. A cada interrupção, vamos perdendo mais e mais tempo… E trabalhando cada vez mais horas, sem necessariamente sermos mais produtivas.

A perda de tempo quando fazemos duas tarefas simultaneamente vai de 20% a 35%, sem que a gente se dê conta disso. Por isso, é tão importante não deixar que os e-mails dominem a sua rotina!

E se você quiser saber mais sobre como gerenciar melhor o seu tempo, participe do meu curso online de Organização Pessoal e Produtividade para Mulheres.

Até a próxima,

Ingrid

Instagram: ingridlisboa.ho